【賃貸管理入門⑪】初めて管理するときのチェック項目

賃貸管理のスタートアップをテーマにした最終回です。
今回は、これから管理を始めるときに
チェックすべき項目について解説いたします。

細かくチェックしなくても管理を始めることは出来ますが、
事が起きたときに余分な手間や時間がかかることになりますから、
初めにしっかりとチェックしておくことをお勧めします。

チェック項目は、新築と既存物件では若干は異なりますが、
今回は既存物件をベースに話をすすめることにします。

まず、借主についての情報が記載された書面の確認です。
これは、入居するときに記入した入居申込書になります。
ここで確認しておきたいのは以下の項目です。

・契約者名、　個人か法人になります。
・契約期間、　最初に契約したときの契約期間です。
・家賃・共益費・駐車料など、　毎月支払う金額です。
これは入居時の金額が記入されていますが、
こちらに赤字で現在の金額を入れておくとよいです。

・敷金、　退去時に返却すべき預り金の額です。
・世帯主と同居人の情報、　名前、契約者との続柄など。
・自宅の電話番号。
・契約者の勤務先、　
・連帯保証人の名前、住所、電話番号。

入居申込書の他にも、以下の書類が揃っているか確認します。

・賃貸借契約書のコピー、
最初の契約書と更新契約書のすべてです。

・重要事項説明書のコピー。
・保証会社、火災保険の書類。
・連帯保証人の印鑑証明書。
・鍵預り証。
・契約者が入居時に提出した書類、
住民票、免許証のコピー、収入証明、勤務先証明などです。

もし、家賃の滞納記録やクレーム・トラブルの記録があれば、
こちらも確認しておきたい項目です。

次は物件について記載されている書面です。

・建築図面。
寸法の入っている平面図、配置図、立面図、断面図、
基礎伏図、建具表、室内展開図、電気設備図などがあると、
漏水等のときの修繕やリフォーム工事をするときに役に立ちます。

・案内図面。
前の不動産会社が作成した案内用の図面です。

・各室の設備の取扱説明書。
給湯器やエアコンなど、メーカーが用意した取扱説明書が残っていると便利です。
各部屋ごとにクリアファイルに入れて管理します。
このファイルは借主に貸与して活用します。

・カギのたな卸し表。
各室の鍵の本数と番号、借主に貸与している本数と在庫数の一覧です。
大家さんや前の管理会社から、
各室の鍵を預かる場合は、在庫数と一致するかのチェックは重要です。
大家さんや前の管理会社が、厳重に管理すべき鍵を紛失している場合があるからです。
電気設備やゴミ保管庫などの鍵についても確認しておきます。

もし、現在の借主が入居する前に行ったリフォームの記録があるなら、
それも知っておきたい情報です。

上記以外で専有部分については、以下の情報をチェックします。

各戸の間取・面積、玄関の鍵の種類、ドアホン、
各照明、ユニットバス、各部屋の床材、各部屋の壁材、
各部屋の天井材、洗面化粧台、洗濯機置き場、
トイレ、温水洗浄便座、キッチン、給湯器、エアコン、
収納、サッシ、火災感知器・警報機、インターネット回線など。

次に、外回りと共用部分に関してチェックしておきたい項目です。

敷地・境界、植栽、駐車場、駐輪場、ゴミ集積所、
外壁、エントランス、集合ポスト、オートロック、
防犯カメラ、廊下・階段、共用灯、エレベーター、
火災報知器・消火器、電気設備、テレビアンテナ、
浄化槽、貯水槽、汚水槽、ガス、施行会社などです。

既存物件、特に築年数の古い建物では、
これらのすべての情報を得るのは困難かもしれませんが、
出来る限り、大家さんと前の管理会社から入手しておくようにします。

エクセルなどを用いて、
これらの項目を左に縦に並べ、右側に空欄を用意しておいて、
確認した内容を記入するようなチェックリストを用いると便利です。

そして現地にいきます。

外回りと共用部分はチェックリストを見ながら現地を確認します。

このときに重要なのは入居者へのあいさつ回りです。

新しい管理会社としての挨拶とともに、
入居者名簿と現実の確認をして回ります。

世帯主、世帯主の勤務先、同居人、連帯保証人などに
変化がないかを確認させていただきます。