不動産テックってなに？

「不動産テック」という言葉を
セミナーや業界紙で目にすることが
多くなりました。

「テック」とは、
テクノロジーのことなので、

つまり
「不動産業務のIT化」のことですね。

IT化と言えば
僕らの業界でも昔から言われていましたが、

最近では「ＡＩ」とか「ＶＲ」
という技術が超発達しているので

その動きに拍車がかかっているのです。

でも、
「テック」という言葉に踊らされるのではなく
新しい技術を上手に取り入れて
仲介や管理業務の効率化を
常に目指していく必要があります。

これから加速度的に進化するので
ボヤっとしてると
その他大勢に混じって置いていかれます。

大勢が置いていかれるので
気が付かないことが怖いと思います。

賃貸管理の業務効率化が急務

先日も
「管理を増やす」という目的で
勉強会を行ったのですが、

多くの参加者さんが

「やるべきことは分かっているが」
「時間がなくて継続できない」
と発言されていました。

「でも、そこを何とか時間を作って・・・」
と言ってみるものの

いまや仲介と管理業務の効率化は
業界全体の大きな急務ですね。

やることが多すぎて
将来のために投資すべき行動が
「とれない」という悪循環です。

どこの現場でも解決したい
一番のテーマだと思います。

賃貸管理のシステム業者に踊らされる？

全国賃貸住宅フェアに行くと
「ＡＩによる業務の効率化」
という謳い文句のシステムやアプリを
提供している業者さんの多さに驚きます。

きっと、採用すれば、
それなりに効果があるのでしょうが、

どれを採用すればよいのか、

当社の規模で効果があるのか、

判断が難しいと思います。

手順としては
いきなりシステム導入に走るよりも、

自社の業務手順のルールを決めて
必要な書式やツールを用意して
全員が「同じこと」をできるように
することが優先でしょう。

その仮定で
「無駄な作業」を見つけて省いていきます。

でも、書けば簡単ですが
そんなに容易ではありません。

だから、
他社が成功しているシステムを導入して
自社のルールを「それ」に合わせてしまう
という方法もありますね。

この「業務の効率化」というテーマは
とても興味深いので
僕なりに研究しながら
メルマガで発信していきたいと思います。

賃貸管理の効率化は「Google」の活用から

ところで
業務の効率化に凄く役立つツールで
無料で使えるモノがあります。

今回は、それを「軽く」紹介しましょう。

提供してくれているのはGoogleです。

まず「Gmail」です。
WEBで使えるメールアプリです。

これをスタッフ全員が
同じGoogleアカウントのもとで
共用して使うのですね。

スタッフごとに別のアドレスを使えますし、
受信ボックスも分けることができます。

お客様からのメールも共用できるし
スタッフ同士のやり取りもできます。

何よりも履歴を残して、
あとで検索できるのが便利です。

事務所ではPCでGmailを使い
外にいるときはスマホやタブレットで使えるので
仕事の処理がスピーディーになります。

Gmail は無料で使えますが
あくまで個人向けなので、
法人が業務として活用する場合は、

「G suite」という有料サービスを
使うことを検討した方が良いと思います。

セキュリティや管理機能が充実しています。

でも、
まずGmailを社内で使いはじめて
「活用できる」「便利」を実感したら
有料サービスに移れば良いでしょう。

Gmailのメールアドレスを持っていると
Googleカレンダーを使うことができます。

個人の予定帳として使うのはもちろん
グループを設定すると
メンバー共通のカレンダーになります。

管理業務で発生する様々な予定、

たとえば退去立会いとか
トラブル処理の現地立会いとか、

あらゆる予定を書き込んで
グループ全員で共有できるのは
とても便利です。

しかもメンバーが
同時に書き込んだり修正ができます。

社内のホワイトボードの予定表より
ゼンゼン便利でしょう。

グループやカテゴリーごとに
共用カレンダーを作ることができます。

離れたところにいても
簡単に打ち合わせができる
ビデオ通話機能のアプリもあります。

Google ハングアウトというアプリです。

管理担当と仲介担当が
ある管理物件の募集条件について
意見交換をしてからオーナーに提案する、

ということは日常的にやるべきですが、

いちいち、同じ場所に集まらなくても
簡単にビデオ通信で会議ができます。

25人までは一緒に参加できるので
社内会議にも便利に使えます。

もう、
一カ所に集まる必要はないのです。

また、現場で漏水などのトラブルが発生したとき
現場の報告でハングアウトを使えば
状況をビデオで見せながら
複数のスタッフが同時に協議に
参加することができます。

Google ハングアウトはビデオ会議だけでなく
テキストベースのチャットとしても使えます。
このチャットのやり取りも
意識しなくても履歴が残るので
メモとしても超便利です。

退去から原状回復工事の予定とかを
エクセルで作成して
サーバーで共有していると思いますが

それなら
Google スプレッドシートの方が
断然に便利です。

複数の人が同時に書き換えたり
更新したりできます。

社内で共有すべきエクセルデータは
すべてGoogle スプレッドシートに
置き換えてもよいでしょう。

マイクロソフトのエクセルが
Google スプレッドシートに代わるなら

マイクロソフトのワードに代わるのが
Google ドキュメントです。

同じくWEB上に存在して
「いつでもどこでも誰でも同時に」
閲覧したり編集したりできます。

賃貸の現場では
共有できる「ひな形」となる文書が
数多く存在しています。

各々が同じような文章を
作るのに時間を費やすのは
無駄の大本命です。

ドキュメントで作ったデータを
後述するGoogle ドライブに
カテゴリー別に保管しておけば
かなりの業務効率の効果があるでしょう。

Google ドライブは
WEB上にある共有サーバー
のようなものです。

ここに
ドキュメントやスプレッドシートの
データを保管して
メンバーがとこからでもアクセスできます。

これらの機能を全て説明したら
300ページくらいの本になってしまいますが、

管理や仲介業務に上手に取り入れられたら
かなりの業務効率化が実現すると思います。

でも、
採用したから効率が良くなるのではなく
自社の業務の「どこ」で「どのように」使うべきか
その前提をしっかりと決めておくべきですね。

でないと
「やってみたけど使えないよ」
という残念な判定になってしまうかもしれません。

前にも書きましたが
これらのGoogleのサービスは
無料で使うことができます。

容量を増やすには
若干の費用が発生しますが
微々たるものです。

無料で使えるだけに
中途半端な活用で終わる可能性もあります。

このあたりは警鐘を鳴らしておきたいと思います。

それなら最初から有料サービスを使う
という選択肢もあるでしょう。

同じ機能で、
さらにセキュリティや管理能力が強化された
「G Suite」というサービスがあることは
説明した通りです。

お金を負担した方が本気になるなら
こちらから入ると良いと思います。

サポートメニューも用意されているので
導入のお手伝いもしてくれますよ。

賃貸仲介も賃貸管理はこれからも
マンパワーが不可欠な業務ではありますが、
超進化するテクノロジーを取り入れて
「システムに任せる作業」と「人がやるべき業務」に

しっかりと分けていきましょう。

そのために必要なアンテナも
張り巡らせておきましょう。

僕も引き続き
発信していきます。