管理を増やすためのゴール設定をしましたか？

１年でなく半年先でも良いですが、
必ずゴール設定をした方が良いです。

3ヶ月単位でも良いです。

たとえば
「賃貸管理を自動化・仕組み化する」
というようなゴール設定です。

結果として
賃貸管理に要する時間が合理化されて
その分を他のエネルギーに回せるので
あなたの賃貸管理の質が上がります。

管理スタッフにとっても
働きやすくなり「やり甲斐」も生まれるでしょう。

賃貸管理で生じる作業の中で
自動化・仕組み化できるのにしてない作業は、
「すべて無駄」と定義するのです。

僕は昭和50年代に
不動産会社の飲食部門にいました。

23歳で200席の和食店の店長をして
100人くらいのパート・アルバイトさん達に
働いてもらっていましたが

「3回同じ質問されたらマニュアル化する」

というルールを作っていました。

新しく採用した方たちに渡して
読んでいただくルールブックの項目が
どんどん増えていくのですが、

その分 指導に要する回数が減って
時間と体力を奪われることが少なくなります。

このアイディアは
賃貸管理の現場でも使えると思います。

パソコン作業を効率化するには、
　・入力のショートカットを駆使する
　・辞書登録を徹底する

これを全員で徹底することです。

細かな事ですが賃貸管理でも
パソコン作業は増え続けますから
全員で徹底したら
かなりの効率化になります。

友人の熊切伸英氏の会社では
全員がGメールの仕組みを使って
メールのやり取りの情報を共有しているそうです。

僕も外部に重要な仕事を
お願いしている方が二人いるのですが、
Gメールを同じアカウントで共有しています。

お客様からの要望や
僕と彼女のお客様とのやり取りの
全てが保存されているので
お互いが交信をしなくても把握できています。
過去の履歴もすくに探せます。

オーナー様や業者さんとの履歴も重要ですが、

あるスタッフからのトラブルの経緯報告や
上司からあるスタッフへの指示内容なども
全員で共有しておけると超便利なのです。

このアイディアは
賃貸管理の現場でも使えると思います。

メールのアイディアでいうと

「すぐに自分にメールを送る」
というのもお勧めです。

僕自身も忘れずに済みますが
たまに、
「アレは終わってますか？」と
外部スタッフさんがチェックをいれてくれます。

自動化・仕組み化というと
大きな改革だけ思い浮かべるかもしれませんが、
このよううな「小さな改善の積み重ね」が
実は大きな成果を生んでいくと思っています。

もちろん、
　・家賃集金と入金処理
　・更新や再契約の処理
　・クレームトラブルへの対応
　・管理物件の鍵の管理
　・空室管理と定期点検

などなど

自動化・仕組み化できる作業は
賃貸管理には山積みです。