オーナー様の賃貸経営をサポートするための賃貸管理メニュー。
あなたのメニューは、どのようにオーナー様の役に立っているのでしょうか。
そのひとつひとつを検証してみることにします。
入居募集
管理メニューの先頭に「入居募集」という項目が必ず並んでいます。
「入居募集」というと、インターネット等でオーナー様の貸室を告知して、お客様をご案内、申込みを受付けて契約締結、そしてご入居いただく・・・という一連の流れと認識されている方が多いでしょう。
もちろん、一言でいえばその通りなのですが、それほど単純な活動でもありません。
まず、退去の連絡を受けたら、次の募集に向けて、「より早く、良い借主を」を目標にスタートします。
一日も早く決まるように募集条件を査定して、オーナー様に説明しご了解を得ます。
このとき、誰でも高く貸したい、費用をかけたくない、と考えるのが道理ですし、あなたも同じでしょう。
でも、短期間に次の借主を決めるためには、家賃査定や設備の入れ替えなどが必要な場合もあります。
すべては「一日も早く決めるため」に必要と思われる提案をするべきです。
このようにして募集条件を承認いただいたら、あらゆる方法で募集活動を開始します。
もうひとつ、入居募集にあたって重要なのが「入居審査と保証契約」です。
部屋が早く決まっても、共同生活のルールを守れずに、他の入居者に迷惑を及ぼすような借主を選ぶワケにはいきません。
そのような入居者がはびこると、善良な借主が静かに出て行ってしまいます。
この「借主のグレード」を落とさないために、お申込みいただいた入居希望者の属性を元に「入居審査」を行いますが、この審査ノウハウが、このメニューの要（かなめ）といえるでしょう。
そして入居時に借主に共同生活のルールを説明して、しっかり理解していただきます。
壁一枚隔てたところでお互いが生活する、という事実を認識していただく必要があるのです。
もちろん、家賃を滞納するような人も避けねばなりませんので、保証会社か借主の身内による個人の保証契約でしっかりと家賃の保全を図ります。
クレーム対応
二番目に「クレーム対応」というメニューが並んでいます。
クレームには、人と人との間で発生する「人的クレーム」と、設備等の不具合から発生する「設備的クレーム」があり、それぞれに対応が異なります。
オーナー様をこの「煩わしいクレーム」から遠ざけることがなにより重要です。
このメニューの目的は、クレームを解決することはもちろんですが、本質はクレームの原因を無くして、クレーム「そのもの」を防ぐよう改善していくことにあります。
それは入居者にとって、「クレームの少ない快適な住環境」に近付くことになりますので、退去が減って「高い入居率」を維持できるようになります。
クレーム対応の本質は「空室対策」でもあるのです。
たとえば騒音などの「人的クレーム」は、「音を出す人」と「苦情を言う人」に分かれすが、クレーム対応の目的は、双方が納得して、元の平穏な生活に戻っていただくことにあります。
交渉が決裂して片方か、あるいは双方が退去してしまう事態は避けることを念頭において行動します。
そのために入居時に、「共同生活なので生活音は聞こえる」ことの認識と、「だからお互いに注意して暮らす」ことの大切さを説明します。
「お互い様」という認識を理解いただくのです。また騒音発生に構造的な原因があれば、防音工事などを提案します。
設備の不具合による「設備的クレーム」は、素早く対応して修繕することはもちろんですが、定期的な点検で事前に交換や修理することによって、クレームを未然に防ぐことができないかを検討します。
建物内のクレームは「ゼロ」には出来ませんが、クレームを処理することでオーナー様の施設の運営が改善され、暮らしやすい環境になることを目指しています。
解約・退去処理
三番目は「解約・退去処理」というメニューです。
この「解約・退去処理」には、実は重要なテーマが３つあります。
１つめは、「空室対策」という一面です。
まず「その退室を防げないか」という観点で借主と交渉します。
退室が防げないときは、素早く「次の借主探し」に繋げるための、一連の作業のスタートとして位置づけます。
退去の連絡を受け、早く決めるための「募集条件」をオーナー様に提案して承認を得て、全力の募集活動を開始します。
退室してからリフォーム完了までの工事期間を短くして、一日も早くお客様に内覧していただける状態を作り出すのも重要なポイントです。
２つめは、入居者の退室と敷金返還をスムーズに処理すること。
解約時には原状回復工事が必須となりますが、その費用負担を、契約書で合意した通りに遂行するように借主と調整します。
特に、借主の過失や使用方法の問題で汚損などが発生したときは、しっかりと請求することで、オーナーの余分な出費を防ぎます。
敷金返還トラブルの数は減ってはいますが、注意を要する作業です。
３つめは、原状回復工事とは「別の工事」の提案です。
ご存知の通り、建物設備は経年と共に劣化していきますので、畳やクロスを元に戻す原状回復工事だけでは、内見に訪れたお客様に「古さ」を感じさせてしまう場合があります。
それを避けるためには、原状回復工事では「手付かず」の部分（水栓、ドアの取っ手、木部、照明器具、水回りのクスミ等）を、入居者の入れ替えのたびに、少しずつ修繕したり取り替える必要があります。
このように細部のパーツを少しずつ新しくしておくことで、経年による競争力の低下を緩やかにすることができます。
日常清掃および
定期点検とメンテナンス
最後に「日常清掃・定期点検・メンテナンス」というメニューです。
「日常清掃」が定期的に実施されずに、いつも共用部分が汚れていたら、いつかは住み替えたいと考えている「潜在的退去者」を増やしてしまうでしょう。
そういう意味では「日常清掃」にも「空室対策」という一面があります。
同じように「定期点検とメンテナンス」も重要なメニューです。
当たり前のことですが、オーナー様の収益を確保するためには「無駄な支出を減らす」ように目を配ります。
これは見方を変えると「必要なものには支出する」ということになります。
その「必要なもの」の代表が建物設備のメンテナンス費用なのです。
建物の３０年以上の生涯の中で、修繕や取替えが必要な項目とおおよその時期は分かっています。
その時期が来たら、不具合が発生する前に、修繕や取替える必要があります。
不具合が発生した後では、余分な費用負担を強いられてしまうでしょう。
このように、メンテナンス工事は必要不可欠ですが、その費用を無駄なく効果的に使うためには、最適な実施時期を知る必要があり、そのための定期点検なのです。
日頃の管理メニューには、表面的な作業の中に、オーナー様の収益を守るための目的や手段が含まれていなければなりません。
