管理を増やすために時間を使う

あなたがもし、
「管理を増やすための具体的な行動」がとれて「いない」としたら、
今日の記事が役立つかもしれません。

あなたは毎日、様々な行動をしています。
まず、その行動を以下の２つに分類してみます。
「それは重要か」
「それは緊急か」

つぎに、この２つを掛け合わせると、以下の４つに分類されます。

１．とても重要で緊急度の高いもの
２．とても重要なのだが緊急度は高くないもの
３．それほど重要ではないが緊急度の高いもの
４．それほど重要でもなく緊急度も高くないもの

あなたの日常は、この４項目に対して、どのような優先順位で行動されているでしょうか。

まずは誰でも、
１．の「とても重要で緊急度の高いもの」を最優先にしているはずです。

賃貸の管理業務でいうと、
ライフラインやセキュリティに関係するトラブルは「まさに」これですね。
火災が起きたとか
水が出ないとか
貸室で盗難にあったとか

退去の立ち合いも、その時間が迫れば「重要で緊急」に違いありません。

約束の期日にお金を支払うとか、
約束の日にオーナーを訪問するとか、
約束された訪問客を迎えるとか、もそうですし、
申し込んでいたセミナーに参加するのも、
銀行に様々な相談をするのも、
新しいスタッフの面接をするのも、
みな「大切」で「いまやるべき」ものです。
先延ばしにするワケにはいいきません。
この行動が確実にこなせないと、信用を失うでしょう。

ただし、もし、あなたの行動が１．で埋め尽くされているとしたら「何か」問題があるはずです。
それでは、あなたの仕事の成果は「現状維持」を余儀なくされます。
前に進むことができませんね。

１日が１．のための行動で埋め尽くされないために、あなたは、
・緊急度が高まる前に処理ができないか
・他のスタッフに委譲できないか
・もっと効率化できないか
・他の時間にコントロールできないか
などの手段を講じるべきです。

つぎに多くの人は２．を後回しにして、
３．の「それほど重要ではないが緊急度の高いもの」に時間を費やすでしょう。
重要なものより緊急なものを、私たちは反射的に優先してしまうらしいのです。

その代表的なものが「かかってくる電話」です。
電話は、それが重要な内容でなくても出なければならないし、
出ればある程度の会話をしなければなりません。
「今日は朝から電話が多くて忙しい」と言って、仕事をしている気になってしまいます。

いったい、あなた宛てに１日にかかってくる中で、
重要な内容の電話は「どれだけ」あるのでしょうか。
携帯・スマホの存在が、さらに「時間を奪われる機会」増やしています。

電車の中で携帯に出る人がいますが、そんな重要な電話がかかってくるのでしょうか。
まして、電車の中で電話をかける人など言語道断でしょう。

僕の知ってるコンサルタントは、１日の「決められた１時間」以外は電話に出ません。
なかなかマネできないですけど・・・・。

「急な訪問」というのも、この分類に入ります。
たとえば、コピー機の営業担当が「近くに寄ったので」などと言って突然に訪問してきます。
人が良いと、親切にも少しの時間を与えたりするかもしれません。
でも、時間を大切にしていたら「約束をとってほしい」と断るでしょう。
それは冷たいのではなく、
「他人の時間を奪う罪」をビジネスマンとして教えているのです。

時間を取らざるを得ない「急な訪問」も確かにあります。
オーナーや、大事にしている同業者さんが、突然に来訪してくることはあります。
「約束してから来てほしい」などと言えませんね。
これらは「重要かつ緊急」に分類すべきかもしれませんが、
それにしても、ダラダラと時間をかけるのは防がなければなりません。

あなたから「時間を奪う」のは外部だけとは限りません。
同僚や部下や上司が、あなたの都合にお構いなく「ちょっといい？」とやってきます。

このような「重要でない事柄」に時間を奪われないように、
あなたはしっかりとガードしなければなりません。

そして３番目は、
４．の「それほど重要でもなく緊急度も高くないもの」を優先している人が多いのです。

仕事にとって「重要」でなく「緊急」でない行動を、
「自分はとっていない」と言える人はどれだけいるでしょうか。

たとえばメールのチェック。
一時間のうちに何度も、パソコンやスマホのメールチェックをしている人がいます。
パソコンで作業しているとき、一息ついては、メールをチェックするのが癖になっています。
その都度、集中が途切れて、作業の効率はドンドン落ちていきます。
その人の言い分はこうです。
「だって、メールにはすぐに返事を送らないといけないから」
そうでしょうか？

僕の経験では、「本当に緊急な連絡」はメールではきません。
電話がかかるのが普通です。
電話に出れないとき、留守電と一緒にメールを送ってくることはありますが、
それは補完的なものでしょう。
だからメールチェックは、
たとえば、１０時、１４時、１８時と、４時間ごとに１日に３回でも足りるはずです。
「メールをチェックしないと不安」というのは一種の病気なのではないでしょうか。

他にも、この「重要でも緊急でもない」のに分類される行動で、
１日のどれくらいの時間を費やされているでしょうか。

・・・・これは仕事ではありませんが・・・。
１日に何度もFacebookに投稿される方がいますね。
それに対して、すぐに「いいね」を返している人もいます。
「良い悪い」ではなく、少なくともこの行動は「重要」でもなく「緊急」でもありません。
きっと、頭をリラックスさせるのに良いので、あえて、このような時間をとっているのかもしれません。

Facebookには、僕も一時はまってしまい大反省しています。

そして最後に、
２．の「とても重要なのだが緊急度は高くないもの」に順番が回ってきます。
でも、そのときは時間が無くなっているので、
この項目の行動は「ないがしろ」にされることが多いのです。

仕事のうえで「重要」には違いないのですが、
今やらなくても、当分は支障がないし、誰からも指摘されません。
でも重要なのだから、放っておいたら、いつかは大きな問題になります。

あなたの仕事でいうと、この２．の中で代表的なのは、
「管理を増やすための具体的な行動」です。
これが、優先順位の最後に回されているのです。

管理を増やすための戦略を考える
管理を増やすために役立つ人に巡り合う
管理を増やすためのツールを用意する
管理を増やすための「自社の商品」を見直す
管理を増やすためにオーナーと会う

これらの行動は、今日やらなくても「とくに」困りません。
誰からも、文句も叱責も指摘もされません。

もうひとつ代表的なのが
「我が社の賃貸管理を見直す」です。

賃貸管理は商品なのですから、
常に改善して上を目指すべきでしょう。
僕が提唱している「普通の管理」から「いい管理」へです。
そしてオーナーにとって魅力的な管理メニューを作るのです。

これらのことを今日やらなくても「やはり」困ることはありません。
余程でない限り、オーナーからも苦情はこないでしょう。

でも避けていたら、機会損失を起こすし、いつかは困ることになるでしょう。
そのときは「なぜそうなったか」さえも気付かないのですが。

この２．に分類されるべき行動は他にもいっぱいあるはずです。
今年のうちにリストアップして、
「２０１４年に必ず行動するもの」として、
自分にコミットメントしてはいかがでしょうか。