毎月、管理オーナーに報告書を提出していると思いますが、いくつ、作成していますか？ 「ひとつ」だけでしょうか、
それは少ない、、、かもしれません。

まず、必ず作成しているのが「賃料の収支報告書」です。
集金した家賃等の明細書ですね。
各部屋ごとの、賃料・共益費・駐車料・礼金などの明細を記載したページと、
全体の収支明細が記入されたページが、セットになっているのが基本です。

ふたつめは、「定期巡回点検報告書」です。
これは、月に１～２回、建物と設備を点検して、その状況を、なるべくリアルに報告するものです。

賃貸管理において「予防メンテナンス」が重要ということは、何度か書かせていただきました。
オーナーが負担する中で、ダントツに多いのがメンテナンスにかかる費用なのです。
その費用を「いかに効率よく使うか」は、当然に重要なテーマです。
「ただ使う」のではなく、「適正なコストで最善に保つこと」が求められます。

そのためには「メンテナンス計画」を立てます。「中長期の修繕計画」とも言います。
30年間で必要になる、建物本体の塗装や防水処理、室内設備の交換や修理等の項目を洗い出します。
この「メンテナンス計画」があると、
オーナーは、積み立てておくべき額と、その実施時期が分かります。

私ごとですが（このメルマガは、やたら「私ごと」が多いですが）、
いま築6年の分譲マンションに住んでいます。
このマンションは、11人で建築組合を作って、
2年間くらい打ち合わせしながら建てていくという、「コーポラティブ」という方式です。
打ち合わせの中で、「毎月の積立金額を決めよう」という議題があり、
建築会社に30年分のメンテナンスコストを見積もってもらいました。
その総額を360ヶ月で割り、11人の持ち分で按分すると、
世帯ごとの毎月の積立金負担額が算出されます。
その額は、普通の分譲マンションと比べると、随分高いものになりました。
喧々諤々で論議しましたが、結局、負担が一番高い案に決まりました。
11人全員の想いは、「このマンションの価値を高く維持しよう」というものだったのです。

同じ想いをオーナーさんにも持っていただきたいのですが、なかなか難しいですね。

さて、その計画の実施時期を判断するためには、定期的な現地の巡回点検が欠かせないのです。
「計画が決まってるなら、その通りに実施すればいいのでは？」と思うかもしれません。
でも、計画は計画です。予想した通りに「傷んだり」「壊れたり」するとは限りません。
メンテナンスを「繰り延べる」ケースもありますし、「前倒し」で行わなければならない場合もあります。

自分たちのマンションなら、住人全員の意識があるので、言わば「全員が毎日点検」しているようなものです。
しかし賃貸物件は、誰もそのような目で見ません。だから「定期巡回点検」が必要なのです。

そして、その報告を、オーナーに毎月し続ける必要があります。
多くのオーナーは、「なるべく金を使いたくない」ので、メンテナンス工事の実施に後ろ向き、だからです。
「後ろ向き」で必要なメンテナンスを怠ると「緊急メンテナンス」が増えます。
結果、コストが余分にかかり、入居者の「快適な生活」を阻害します。

常に現場で確認している事実を積み上げて、私たちの提案を信頼していただかなければなりません。
オーナーに、「費用をかける決断を促す」必要があります。

「定期巡回点検報告書」には、どんなメニューが必要でしょうか。

・点検チェックリスト･････現場で使ったチェックリスト
・点検時に撮影した写真
・メンテナンスの報告（予定・実施勧告・見積）
プラス、
・その他各報告（入退去・滞納督促状況・定期清掃・トラブル処理）
などです。

賃貸管理のメニューの中で、「定期巡回点検」を組み込んでいる管理会社は少ないかもしれません。
しかし、プロパティマネジメントには不可欠な報告書です。

さて、３つめの報告書は何でしょうか？